Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ tới các bạn cách tạo và sử dụng các cloud flow – các luồng tự động hóa chạy hoàn toàn trên nền tảng online. Đây cũng là loại flow mà mình đang sử dụng nhiều nhất để tự động hóa các quy trình trong vận hành doanh nghiệp của mình. Có 3 loại cloud flow trong Power Automate bao gồm:
- Automated flow
- Instant flow
- Schedule flow
Mình đã giới thiệu về 3 loại cloud flow này ở bài viết trước: Giới thiệu chung về Power Automate. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu và tạo từng loại flow trên nhé!
Các nội dung chính
Automated Cloud Flow
Automated flow là loại luồng tự động trigger khi một sự kiện được chỉ định sẵn xảy ra. Chẳng hạn, với trigger “When an item is created” với connector là Sharepoint list, thì mỗi khi một mục (item) được thêm vào sharepoint list được chỉ định, dù là ai thêm mục đó vào, cũng sẽ đều khởi chạy luồng của bạn. Theo sau trigger này là loạt các action mà bạn cần, chẳng hạn, khi bạn thêm vào Sharepoint list Khách hàng tiềm năng một khách hàng mới, thì sẽ tự động gửi một email tới khách hàng đó.
Chúng ta sẽ bắt đầu bằng việc xây dựng một list trong sharepoint. Nếu các bạn chưa quen với sharepoint list, các bạn có thể tham khảo hướng dẫn một vài thao tác cơ bản tại đây.
Quay lại Power Automate, chúng ta sẽ bắt đầu tạo automated flow để gửi email cho khách hàng mỗi khi thông tin khách hàng được thêm vào sharepoint list:
- Khởi chạy Power Automate và đăng nhập bằng tài khoản tổ chức của bạn.
- Trong ngăn bên trái, chọn + Create.
- Chọn New, sau đó chọn Automated–from blank.
- Trong hộp thoại, chỉ định tên của luồng và trigger của luồng, sau đó chọn Create
Như bạn có thể thấy trong hộp thoại, các trigger của automated flow thường có cú pháp “When + sự kiện”, nghĩa là khi sự kiện nào đó xảy ra thì sẽ khởi chạy flow. Trong ví dụ này, chúng ta chọn “When an item is created” với connector là Sharepoint.
5. Điền thông tin sharepoint list mà bạn muốn đưa vào làm trigger
6. Lựa chọn các action phù hợp. Trong ví dụ này, bạn chọn action Send an email và điền vào các thông tin cùng nội dung email bạn cần.
Đến đây, bạn có thể lưu flow lại. Mỗi khi có ai đó thêm 1 mục (item) trong list bạn đã chọn thì một email tự động sẽ được gửi đi theo yêu cầu của bạn. Bạn có thể làm phức tạp hơn bằng cách thêm các action khác vào flow hiện tại.
Instant Cloud Flow và Button Flow
Ngoài trang web Power Automate, bạn có thể cài đặt app Power Automate trên điện thoại của mình. Từ ứng dụng này, bạn có thể truy cập các tính năng sau:
- Nguồn cấp dữ liệu hoạt động
- Đang duyệt
- Nút
- Quản lý luồng
Trước tiên, bạn cần tải xuống và cài đặt ứng dụng di động Power Automate từ cửa hàng ứng dụng của mình, sau đó khởi động và đăng nhập.
Mình sẽ chia sẻ tới các bạn ứng dụng đặc biệt nhất của Power Automate app – các nút (button) là các luồng được bắt đầu thông qua một thao tác thủ công. Loại flow này gọi là instant flow. Ví dụ: bạn có thể tạo nút để khi bấm vào sẽ gửi email Xin nghỉ phép cho người quản lý của mình mỗi khi có việc đột xuất.
- Chọn Buttons để sử dụng một số luồng này.
- Chọn Browse để xem các mẫu để biết thêm các luồng nút mà bạn có thể thêm vào bộ sưu tập của mình.
Mình sẽ hướng dẫn các bạn một flow đơn giản nhất để các bạn sử dụng nút trigger flow: Gửi lời nhắc cho chính mình trong 10 phút.
- Chọn Browse.
- Chọn button flow Send myself a reminder in 10 minutes button.
- Chọn Use this template
- Chọn Create, và rồi chọn Done.
Luồng đã được lưu.
- Chọn Buttons để xem luồng mới.
- Chọn luồng. Trong 10 phút, bạn sẽ nhận được một lời nhắc.
Bạn cũng có thể tạo instant flow trên PC bằng cách chọn Create > Instant flow > Chọn loại trigger. Nếu muốn tạo button flow bằng PC, bạn chọn trigger Manually trigger a flow và sau đó thêm các action tương tự với cách chúng ta thường làm.
Ngoài ra, Power Automate còn rất nhiều loại trigger khác cho instant cloud flow, chẳng hạn như “For a selected message”, nghĩa là bạn có thể chọn một tin nhắn nào đó trong Teams chat, sau đó kích hoạt flow. Các bạn có thể thử sử dụng từng loại trigger này để hiểu thêm nhé!
Scheduled Cloud Flow
Loại cloud flow cuối cùng mà mình muốn giới thiệu tới các bạn là scheduled flow – loại luồng sẽ tự động chạy khi đến một thời điểm nào đó được chỉ định. Bạn có thể tạo quy trình thực hiện một hoặc nhiều tác vụ (ví dụ: gửi báo cáo qua email) theo một lịch trình cụ thể:
- Mỗi ngày một lần, một giờ hoặc một phút
- Vào một ngày mà bạn chỉ định
- Sau một số ngày, giờ hoặc phút mà bạn chỉ định
Tạo một scheduled flow
- Khởi chạy Power Automate và đăng nhập bằng tài khoản tổ chức của bạn.
- Trong ngăn bên trái, chọn + Create.
- Chọn New, sau đó chọn Scheduled–from blank.
- Trong hộp thoại, chỉ định tên của luồng và tần suất chạy của luồng.
Ví dụ: nếu bạn muốn luồng của bạn chạy hai tuần một lần, hãy nhập 2 vào trường Interval và chọn Week trong trường Frequency. Bạn cũng có thể chỉ định ngày trong tuần mà luồng của bạn sẽ chạy. Văn bản ở cuối hộp thoại giải thích thông tin bạn nhập bằng ngôn ngữ thuần túy.
- Khi bạn hài lòng với thông tin đầu vào của mình, hãy chọn Create.
Chỉ định các tùy chọn nâng cao
- Sau khi quy trình của bạn được tạo, hãy chọn tiêu đề của thẻ Recurrence để mở rộng. Chọn Edit, sau đó chọn Show advanced options.
Lưu ý: Các tùy chọn nâng cao khác nhau, tùy thuộc vào giá trị của các trường Khoảng thời gian và Tần suất. Nếu hộp thoại mà bạn nhìn thấy không khớp với đồ họa sau đó, hãy đảm bảo rằng các trường Interval và Frequency đặt thành cùng các giá trị được hiển thị trong đồ họa.
- Tại đây, bạn có thể chỉ định múi giờ để phản ánh múi giờ địa phương, Universal Coordinated Time (UTC) hoặc một múi giờ khác.
- Chỉ định ngày hoặc các ngày trong tuần khi luồng sẽ chạy và thời gian hoặc thời gian trong ngày khi luồng sẽ chạy.
Ví dụ: thiết lập quy trình như được hiển thị trong hình sau để bắt đầu quy trình không sớm hơn trưa (giờ Thái Bình Dương) vào Thứ Hai, ngày 1 tháng 1 năm 2018 và chạy hai tuần một lần, lúc 5:30 chiều (giờ Thái Bình Dương) vào Thứ ba.
Sử dụng action compose
Sử dụng hành động Data Operation – Compose để tránh nhập dữ liệu giống hệt nhau nhiều lần khi bạn đang thiết kế một quy trình. Ví dụ: nếu bạn cần nhập một mảng chữ số: [0,1,2,3,4,5,6,7,8,9] nhiều lần trong khi thiết kế luồng của mình, bạn có thể sử dụng hành động soạn thư để lưu mảng như thế này:
- Tìm kiếm Compose, sau đó chọn hành động Data Operation – Compose.
- Nhập mảng vào hộp Inputs mà bạn muốn tham chiếu sau:
Mẹo: Để tham khảo dễ dàng hơn sau này, hãy đổi tên thẻ Compose bằng cách nhấp vào văn bản “Compose” trên thanh tiêu đề của thẻ Compose.
- Tiếp tục thêm các bước vào quy trình của bạn để thực hiện các tác vụ mong muốn.
- Đổi tên luồng của bạn bằng cách chọn “Untitled” ở trên cùng bên trái và nhập tên luồng của bạn.
- Tiếp theo Save ở góc trên cùng bên phải
Đến đây, bạn đã hoàn thành việc tạo một flow chạy theo lịch trình. Cứ đến giờ được quy định, flow sẽ tự động chạy, thực hiện lần lượt các action đã được xây dựng từ trước.
Như vậy mình đã giới thiệu tới các bạn 3 loại cloud flow với các ứng dụng khác nhau. Tùy theo nhu cầu, các bạn có thể chọn 1 trong 3, hoặc phối hợp lại các loại flow để tùy ý tự động hóa các yêu cầu của mình.
