Power Automate được sử dụng để tự động hóa các quy trình kinh doanh lặp đi lặp lại. Ngoài quy trình công việc đơn giản, Power Automate có thể gửi lời nhắc về các nhiệm vụ quá hạn, di chuyển dữ liệu kinh doanh giữa các hệ thống theo lịch trình, nói chuyện với hơn 275 nguồn dữ liệu hoặc bất kỳ API nào có sẵn công khai và thậm chí có thể tự động hóa các tác vụ trên máy tính cục bộ của bạn như dữ liệu điện toán trong Excel.  

Điểm đặc biệt nhất ở Power Automate đó là bạn có thể tự động hóa một lượng tác vụ tương đối lớn mà không cần am hiểu về code – hay cú pháp của lập trình. Vì thế, mỗi người dùng thông thường chỉ cần hiểu biết về quy trình và vẽ được quy trình đó ra là sẽ có thể tự mình tự động hóa các tác vụ mà không cần nhờ đến sự trợ giúp tương đối nào từ đội ngũ IT. 

Lưu ý: Trước đây Power Automate có tên là Microsoft Flow.  

Power Automate có thể làm gì?

Vấn đề với các công việc lặp đi lặp lại là chúng có xu hướng gây ra sự nhàm chán. Nó thực sự tiêu tốn rất nhiều nguồn năng lượng làm việc của bạn và khiến công việc dường như trở thành một gánh nặng – ít nhất, đó là điều mà 90% nhân viên cảm thấy về công việc lặp đi lặp lại. 

Điều tồi tệ hơn là những công việc lặp đi lặp lại này gây ra ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận của công ty. Các doanh nghiệp mất tới 1,8 nghìn tỷ đô la mỗi năm từ các công việc tay chân không hiệu quả và lặp đi lặp lại. Điều đó không khó để tính toán rằng một nhân viên trung bình dành khoảng 520 giờ trong một năm chỉ để làm một công việc lặp đi lặp lại. 

May mắn thay, tất cả chúng ta đang sống trong một thế giới kỹ thuật số tiên tiến, nơi mà khả năng tự động hóa không những khả thi mà còn khá dễ thực hiện. Đó là tất cả những gì Microsoft Power Automate hướng đến. 

Mình có thể lấy một vài ví dụ rất đơn giản về những tiện ích mà Power Automate có thể giúp bạn. Trước đây, bạn thường xuyên phải tải xuống các tệp đính kèm trong email và sau đó tải tệp đó lên cơ sở dữ liệu, một việc nhỏ nhưng tương đối tốn thời gian. Thay vào đó, Power Automate sẽ thay bạn tự động thực hiện công việc đó.  

Nhìn chung, Power Automate sinh ra để tự động thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại. Power Automate cho phép bất kỳ ai có kiến thức về quy trình kinh doanh tạo ra một quy trình lặp lại mà khi được kích hoạt, họ sẽ bắt tay vào hành động và thực hiện quy trình. 

Một số ứng dụng phổ biến của Power Automate như sau:  

• Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, như di chuyển dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác 
• Hướng dẫn người dùng thông qua một quy trình để họ có thể hoàn thành các giai đoạn khác nhau 
• Kết nối với các nguồn dữ liệu bên ngoài thông qua một trong hàng trăm trình kết nối (connector) hoặc trực tiếp qua API 
• Tự động hóa các quy trình dựa trên máy tính để bàn với khả năng tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) 

Các khái niệm quan trọng trong Microsoft Power Automate 

Hãy ghi nhớ những khái niệm này khi xây dựng quy trình: 

• Mọi luồng đều có hai phần chính: một trình kích hoạt (trigger) và một hoặc nhiều hành động (actions). 
• Bạn có thể coi trigger là hành động bắt đầu cho quy trình. Trigger có thể là một email mới đến hộp thư đến của bạn hoặc một mục mới được thêm vào danh sách SharePoint. 
• Action là những gì bạn muốn xảy ra khi trigger được gọi. Ví dụ: flow sẽ bắt đầu khi bạn nhận được email mới, sau đó là bắt đầu hành động tạo tệp mới trên OneDrive for Business. Có vô vàn action khác nhau trong Power Automate, như gửi email, đăng tweet và bắt đầu phê duyệt. 

Khi xác định trigger, có một số loại khác nhau: 

• Khi điều gì đó thay đổi: Đây là những trình kích hoạt chạy khi dữ liệu được thay đổi. Nó có thể là một mục mới được tạo trong SharePoint, một khách hàng tiềm năng được cập nhật trong Dynamics hoặc khi một sự kiện đã bị xóa khỏi Outlook chẳng hạn. Luồng trước đó là một ví dụ về luồng chạy khi có điều gì đó thay đổi. 
• Theo lịch trình: Bạn có thể thiết lập một quy trình được kích hoạt vào một thời điểm nhất định trong ngày và lặp lại. Điều này cho phép các quy trình như kiểm tra hàng ngày vào lúc 8 giờ sáng để xem liệu có tài khoản nào đang chờ gia hạn hay không và nếu có, hãy gửi email đến những người cần thiết. 
• Khi nhấn nút: Trình kích hoạt này hình thành theo nhiều cách. Điều này có thể xảy ra khi một nút ảo luồng được chạy qua ứng dụng dành cho thiết bị di động hoặc một nút vật lý được nhấp với các tùy chọn của bên thứ ba hoặc thậm chí khi một nút được nhấn bên trong Power Apps. Điều này cung cấp cho bạn và / hoặc người dùng quyền kiểm soát để “chạy” một luồng theo yêu cầu.  

Một số ví dụ về các loại hành động (action) bạn có thể thực hiện trong một luồng bao gồm: 

• Loop (vòng lặp) – Chạy một hành động cho đến khi đáp ứng các điều kiện để chuyển sang bước tiếp theo của quy trình 
• Switch (chuyển đổi) – Xác định một trường hợp duy nhất để thực thi dựa trên đánh giá đầu vào 
• Do Until – Thực hiện một khối hành động cho đến khi một điều kiện cụ thể được đánh giá là true 
• Apply to each – Thực hiện một khối hành động cho từng mục trong mảng đầu vào 
• Expressions – định nghĩa cơ bản mô tả logic thực tế chạy trong luồng của bạn có thể được viết thủ công 

Bạn cũng có thể thực hiện các thao tác dữ liệu trong quy trình của mình, chẳng hạn như Compose, Create CSV table, Join, hoặc Select. Bạn sẽ dần làm quen với những khái niệm này khi bạn xây dựng quy trình phức tạp hơn của riêng mình từ đầu. 

Ví dụ về ứng dụng của Power Automate: Tạo luồng phê duyệt đơn hàng

Phê duyệt (approval) là một tính năng cực kỳ hữu ích để xây dựng trong Power Automate. Thông thường, những quy trình phê duyệt phải thực hiện một cách thủ công và không theo một quy trình chuẩn hóa. Tuy nhiên, với Power Automate, công việc đó lại được thực hiện cực kỳ chuẩn xác. Hãy cùng xem ví dụ sau đây. 

Người dùng bắt đầu quy trình bằng cách truy cập ứng dụng Power Apps và tạo yêu cầu đặt hàng. Sau khi họ gửi yêu cầu, thông tin sẽ được gửi đến luồng Power Automate. 

Luồng có thể được xây dựng để đánh giá yêu cầu và sau đó phân luồng yêu cầu dựa trên các tiêu chí như người dùng gửi và số lượng yêu cầu. Hành động đầu tiên có thể là gửi yêu cầu đến người quản lý của người dùng. Người quản lý có thể được tự động truy xuất từ Azure AD, tránh việc nhắc thông tin trùng lặp. 

Đây là điểm bắt đầu của luồng: 

Sau khi người quản lý nhận được phê duyệt và phê duyệt, luồng sau đó có thể cung cấp logic có điều kiện. Thông thường, điều này có thể giống như: nếu yêu cầu đơn đặt hàng lớn hơn 10.000 đô la, hãy gửi yêu cầu đó đến VP; nếu không, sau đó tự động phê duyệt đơn đặt hàng. 

Luồng mà mình mô tả ở trên sẽ được thể hiện cực kỳ trực quan trong giao diện của Power Automate 

Các nguồn dữ liệu trong Power Automate

Khi xây dựng một ứng dụng, quyền truy cập vào dữ liệu của bạn là rất quan trọng. Power Automate cung cấp cho bạn sự lựa chọn; thông qua hơn 275 trình kết nối (connector), bạn có thể dễ dàng kết nối với dữ liệu và dịch vụ trên web và thậm chí tại chỗ. Một số nguồn dữ liệu phổ biến bao gồm: 

• Microsoft Dataverse 
• Dynamics 365 
• Google Drive 
• Office 365 

Bạn cũng không cần phải chọn chỉ một nguồn dữ liệu. Microsoft Power Platform dễ dàng hỗ trợ nhiều kết nối dữ liệu cho phép bạn kết hợp dữ liệu từ nhiều nền tảng vào một hệ thống tự động hóa duy nhất. 

Cuối cùng, nếu dữ liệu của bạn không thể truy xuất được bằng một trong các connector 275 plus, thì Power Automate cũng cho phép bạn tạo các trình kết nối tùy chỉnh (custom connector), cho phép bạn nói chuyện với bất kỳ nguồn dữ liệu nào thông qua tệp swagger. 

Các loại luồng (flow)

Trong Power Automate, có 3 loại flows cơ bản mà bạn có thể tạo: 

• Cloud flows 
• Desktop flows 
• Business process flows 

Cloud flows: là loại flows được sử dụng nhiều nhất hiện có và cho phép người dùng kích hoạt theo 3 tùy chọn:   

• Automated cloud flow: tự động thực hiện một hoặc nhiều tác vụ sau khi nó được kích hoạt bởi một sự kiện. 
• Instant cloud flow: có thể bắt đầu tự động hóa chỉ với một nút bấm. 
• Scheduled cloud flow: tự động thực hiện một hoặc nhiều công việc theo một lịch trình cụ thể. 

Desktop flows: được sử dụng để tự động hóa các tác vụ trên máy tính để bàn và web thông qua Power Automate Desktop. Power Automate Desktop sẽ mang đến cho bạn sự chủ động trong việc phát triển các luồng tự động hóa cho mình mà không cần phụ thuộc quá nhiều vào code, bởi vì đây là một công cụ no-code hoặc low-code. Power Automate for desktop hướng đến người dung là hộ gia đình, các doanh nghiệp nhỏ, xí nghiệp hoặc các công ty tầm trung. Về cơ bản, công cụ này dành cho cho tất cả những người đang thực hiện các tác vụ từ đơn giản đến phức tạp trên máy tính của họ.  

Business process flow (quy trình kinh doanh): là loại flow giúp doanh nghiệp xây dựng một quy trình thống nhất cho người dùng (nhân viên công ty/khách hàng). Loại quy trình này sẽ giúp người dùng tiến hành theo từng bước và theo định hướng tương tác để đảm bảo tính nhất quán và độ chính xác của các hành động của người dùng dẫn đến kết quả cụ thể.  

Chẳng hạn, bạn có nhân viên trả lời các yêu cầu dịch vụ của khách hàng. Bất kể nhân viên nào đang tương tác với khách hàng, bạn muốn họ làm theo các bước chính xác giống nhau, để không bỏ sót các thủ tục cần thiết và trải nghiệm khách hàng được nâng cao. Khi đó, bạn cần xây dựng một business process flow để định hướng nhân viên đó đi theo lần lượt các bước một cách chuẩn xác. 

Business process flow sẽ giúp giảm đáng kể thời gian đào tạo, hướng dẫn nhân viên về quy trình kinh doanh bằng cách đưa ra lần lượt từng bước để nhân viên đó làm theo, giúp gia tăng tính chính xác và tránh được các sai lầm rủi ro trong quá trình vận hành.

Cách tạo luồng tự động với Template của Power Automate

Với hàng trăm trigger, action và connector, đôi khi phần khó nhất về Power Automate có thể là tìm ra điểm bắt đầu. Power Automate có thể hỗ trợ bạn: có vô số mẫu flow có sẵn để giúp bạn xây dựng giải pháp. Để xem tất cả các template có sẵn, bạn có thể đăng nhập vào Power Automate và chọn Templates từ menu bên trái. 

Từ đây, bạn có thể tìm kiếm theo một từ hoặc cụm từ cụ thể như “Dataverse” hoặc bạn có thể tìm kiếm dựa trên danh mục. 

Nếu bạn nhấp vào một template cụ thể, bạn sẽ thấy thông tin chi tiết về template bao gồm các nguồn dữ liệu mà nó sẽ kết nối. 

Sử dụng template là một cách tuyệt vời để bắt đầu xây dựng flow của riêng bạn. Vì vậy, bạn có thể lấy một template và mở rộng nó để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của bạn. 

Ví dụ: Tạo luồng để lưu tệp đính kèm email vào OneDrive for Business 

Chúng ta thường tốn rất nhiều thời gian để tìm kiếm tệp đính kèm trong email, sau đó lưu trữ lại tại một vị trí nào đó trong máy tính, hoặc trên đám mây… Để giảm bớt những tìm kiếm tốn thời gian đó, bạn có thể xây dựng một quy trình lưu trữ tất cả các tệp đính kèm email của bạn trong một thư mục trên tài khoản Microsoft OneDrive for Business của bạn. Mình sẽ giới thiệu tới các bạn cách để tạo một luồng tự động lưu tệp đính kèm vào Onedrive bằng cách sử dụng template như sau:  

1. Từ danh sách mẫu, hãy tìm kiếm “Save Office 365 email attachments to OneDrive for Business” và sau đó bấm vào mẫu để bắt đầu sử dụng. 
2. Nhấp vào Create Flow ở cuối màn hình để tạo luồng. 

Save Office 365 email attachments to OneDrive for Business là một trong những template flow, trong đó bạn có thể trả lời các câu hỏi cần thiết để xây dựng quy trình, do đó bạn không phải viết một dòng code nào cả 

Bạn sẽ được yêu cầu cung cấp thông tin đăng nhập cho các dịch vụ Microsoft Office 365 Outlook và Microsoft OneDrive for Business. Nếu bạn thường xuyên sử dụng cả hai dịch vụ, bạn đã đăng nhập. 

• Flow kết nối với email công việc của bạn để nhận bất kỳ tệp đính kèm nào. 
• Sau đó, quy trình sẽ tạo một thư mục trên tài khoản OneDrive for Business của bạn để tự động đặt mọi tệp đính kèm được gửi đến địa chỉ email công việc của bạn vào thư mục đó. 

Bây giờ quy trình đã được tạo, bạn có thể nhấp vào Edit để xem chi tiết về những gì đã được tạo cho bạn. 

Từ trình tạo flow, giờ đây bạn có thể nhấp qua trình kích hoạt và các hành động để xem quy trình này được tạo cho bạn như thế nào. Như bạn có thể thấy, giao diện thể hiện một cách rất trực quan các bước trong quy trình, không có một dòng code khó hiểu nào và mọi thứ đều có thể truy cập để tùy chỉnh hoặc mở rộng nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu kinh doanh của bạn. Ví dụ: có thể thử định cấu hình quy trình để chỉ xử lý các email từ sếp của bạn. Gợi ý: xem phần Show advanced options cho Trình kích hoạt On new email. 

Tổng kết

Power Automate chính là trợ thủ đắc lực cho bạn và doanh nghiệp nhờ việc tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại. Tùy vào yêu cầu của công việc mà bạn có thể chọn loại flow phù hợp cho việc tự động hóa, giúp đơn giản hóa công việc hằng ngày của bạn. Bạn cũng có thể tìm các template có sẵn. Tuy nhiên, không phải lúc nào các template cũng đáp ứng được chính xác nhu cầu của bạn, vì thế, bạn vẫn nên thử “mò mẫm” một chút các loại action hay trigger trong Power Automate để thực hiện các hoạt động mà bạn mong muốn.

Tìm hiểu về: Cách tự động hóa quy trình kinh doanh với Power Automate