Luồng quy trình kinh doanh (business process flow) là một phân hệ trong Power Automate của Microsoft. Business Process Flow được sử dụng để hướng dẫn người dùng tuân thủ và tự động hóa các bước trong quy trình kinh doanh của bạn khi làm việc với các ứng dụng theo mô hình và Microsoft Dataverse. Ví dụ dưới đây sẽ hướng dẫn bạn quy trình và các công việc bạn cần thực hiện khi xây dựng quy trình kinh doanh.

Đọc lại về Power Automate tại đây.

Tạo business process flow

1. Khởi chạy Power Automate và đăng nhập bằng tài khoản tổ chức của bạn. 
2. Trong ngăn bên trái, chọn My flows. 
3. Trên thanh trên cùng, chọn Business process flows. 
4. Chọn + New ở trên cùng. 
5. Trong ngăn Build a business process flow, hãy điền vào các trường bắt buộc: 

• Flow Name: Tên hiển thị của quy trình không nhất thiết phải là duy nhất, nhưng nó phải có ý nghĩa đối với những người phải chọn quy trình. Bạn có thể thay đổi tên này sau. 
• Name: Tên riêng dựa trên tên hiển thị. Bạn có thể thay đổi tên khi tạo quy trình, nhưng bạn không thể thay đổi tên sau khi tạo quy trình. 
• Choose a table: Chọn bảng để làm cơ sở cho quy trình. Bạn có thể chọn Tài khoản cho ví dụ này. Bảng bạn chọn ảnh hưởng đến các cột có sẵn cho các bước trong quy trình kinh doanh. Bạn không thể thay đổi bảng sau khi tạo quy trình kinh doanh. 

6. Chọn Create. 

Quy trình mới được tạo và trình thiết kế luồng quy trình nghiệp vụ được bắt đầu. Giao diện trang thiết kế có ba phần: 

•  Ở bên trái, một giai đoạn (stage) duy nhất có tên Account New stage đã được tạo cho bạn. 
•  Bên dưới màn hình này là một bản đồ nhỏ, cho phép bạn xem toàn bộ quy trình hoặc nhanh chóng đi đến một phần của quy trình. 
•  Ở bên phải là các thành phần mà bạn có thể kéo đến trình thiết kế. Bạn cũng có thể đặt thuộc tính để tạo business process flow. 

7. Thêm các giai đoạn để người dùng có thể tiến hành từ giai đoạn kinh doanh (stage) này sang giai đoạn kinh doanh (stage) khác trong quy trình: 

•  Kéo thành phần Stage từ tab Components vào dấu cộng (+) trong trình thiết kế. 

• Chọn giai đoạn đầu tiên, sau đó, trên tab Properties ở bên phải, đặt các thuộc tính: 
• Nhập tên hiển thị. 
• Tùy chọn: Chọn một danh mục cho giai đoạn (ví dụ: Identify hoặc Research). Danh mục này sẽ hiển thị trên giai đoạn quy trình kinh doanh. 

• Khi bạn đã hoàn tất việc thiết lập các thuộc tính, hãy chọn Apply. 

8. Thêm các bước cho từng giai đoạn: 

• Chọn Details trên một giai đoạn để xem các bước và quy trình trong giai đoạn đó. 
•  Chọn Data Step #1 để chỉnh sửa Thuộc tính của bước đó. 
•  Điền Identify Primary Contact cho Step Name và chọn Primary Contact cho Data Field. 
•  Chọn tab Component và kéo thành phần Data Step vào vùng hiển thị, trong bước trước đó. 

• Lặp lại các bước trước đó để điền các Bước Dữ liệu như mong muốn. 

9. Thêm một nhánh (điều kiện) vào quy trình: 

• Kéo thành phần Condition từ tab Components tới dấu cộng (+) giữa hai bước. 

• Chọn điều kiện, sau đó, trên tab Thuộc tính, đặt thuộc tính. Khi bạn hoàn tất, hãy chọn Áp dụng. 

10. Thêm quy trình làm việc vào quy trình: 

• Kéo thành phần Workflow từ tab Components vào một giai đoạn cụ thể hoặc mục Global Workflow: 
• Kéo thành phần Workflow đến một giai đoạn cụ thể nếu Workflow sẽ được kích hoạt khi quy trình vào hoặc thoát khỏi giai đoạn đó. Thành phần Workflow phải dựa trên cùng một bảng chính với giai đoạn. 
• Kéo thành phần Workflow vào mục Global Workflow nếu Workflow sẽ được kích hoạt khi quy trình được kích hoạt hoặc được lưu trữ (nghĩa là khi trạng thái thay đổi thành Completed hoặc Abandoned). Thành phần Workflow phải dựa trên cùng một bảng chính với quy trình. 
• Chọn điều kiện, sau đó trên tab Properties, đặt các thuộc tính: 
• Nhập display name. 
• Chọn thời điểm Workflow sẽ được kích hoạt. 
• Tìm kiếm quy trình hoạt động theo yêu cầu hiện có phù hợp với bảng giai đoạn hoặc tạo quy trình làm việc bằng cách chọn New. 
• Khi bạn hoàn tất, hãy chọn Apply. 

11. Để xác thực quy trình kinh doanh, hãy chọn Validate trên thanh tác vụ. 

12. Để lưu quy trình dưới dạng bản nháp trong khi bạn tiếp tục làm việc trên nó, hãy chọn Save trên thanh tác vụ. 

13. Để kích hoạt quy trình và cung cấp nó cho nhóm của bạn, hãy chọn Kích hoạt trên thanh tác vụ. 

14. Để xác định ai có đặc quyền tạo, đọc, cập nhật hoặc xóa phiên bản quy trình nghiệp vụ, hãy chọn Edit Security Roles trên thanh tác vụ. Ví dụ: đối với các quy trình liên quan đến dịch vụ, bạn có thể cấp cho đại diện dịch vụ khách hàng toàn quyền truy cập để thay đổi phiên bản quy trình kinh doanh. Nhưng bạn có thể cấp cho các đại diện bán hàng quyền truy cập chỉ đọc vào phiên bản để họ có thể theo dõi các hoạt động sau bán hàng cho khách hàng của mình. 

• Trong ngăn Security Roles, chọn tên của vai trò để mở trang chi tiết cho vai trò đó. 
• Trên tab Business Process Flows, chọn các tùy chọn để gán các đặc quyền phù hợp với vai trò cho luồng quy trình nghiệp vụ. 
• Chọn Save 

Chỉnh sửa flow

Bạn có thể chỉnh sửa quy trình kinh doanh sau khi nó đã được tạo. 

1.  Trong cổng Power Apps, chọn Flows trong ngăn bên trái. 

2.  Trong danh sách các quy trình, hãy chọn quy trình kinh doanh mà bạn đã tạo, sau đó chọn nút Edit. 

Luồng quy trình kinh doanh có thể có tới 30 giai đoạn. 

Bạn có thể thêm hoặc thay đổi các thuộc tính sau của một giai đoạn: 

• Stage Name: Bạn có thể thay đổi nghệ danh sau khi tạo sân khấu. 
• Table: Bạn có thể thay đổi bảng cho bất kỳ giai đoạn nào ngoại trừ giai đoạn đầu tiên. 
• Stage Category: Một danh mục cho phép bạn nhóm các giai đoạn theo loại hành động. Nó hữu ích cho các báo cáo sẽ nhóm các hàng theo giai đoạn mà chúng ở trong đó. Các tùy chọn cho danh mục giai đoạn đến từ lựa chọn chung của Danh mục giai đoạn. Bạn có thể thêm nhiều tùy chọn hơn vào lựa chọn chung này và thay đổi nhãn của các tùy chọn hiện có. Bạn cũng có thể xóa các tùy chọn, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên giữ các tùy chọn hiện có. Nếu bạn xóa một tùy chọn, bạn sẽ không thể thêm lại tùy chọn đó sau này. Nếu bạn không muốn sử dụng một tùy chọn, hãy thay đổi nhãn thành Không sử dụng. 
• Relationship: Nhập mối quan hệ khi giai đoạn trước trong quy trình dựa trên một bảng khác với giai đoạn hiện tại. Đối với giai đoạn hiện tại, hãy Select relationships, sau đó chỉ định mối quan hệ sẽ được sử dụng khi luồng di chuyển giữa hai giai đoạn. Chúng tôi khuyên bạn nên chỉ định các mối quan hệ vì chúng mang lại những lợi ích sau: 
• Bản đồ thuộc tính thường được xác định cho các mối quan hệ. Các bản đồ thuộc tính này tự động chuyển dữ liệu giữa các hàng. Do đó, chúng giúp giảm thiểu lượng dữ liệu nhập cần thiết. 
• Khi bạn chọn Next Stage trên thanh quy trình cho một hàng, bất kỳ hàng nào sử dụng mối quan hệ đều được liệt kê trong luồng quy trình. Do đó, việc sử dụng lại các hàng trong quy trình được thúc đẩy. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng quy trình công việc để tự động tạo hàng. Sau đó, người dùng chỉ cần chọn quy trình làm việc thay vì tạo một hàng. Do đó, quy trình được sắp xếp hợp lý. 
• Set Process Flow Order: Nếu bạn có nhiều luồng quy trình nghiệp vụ cho một bảng, bạn phải chỉ định quy trình nào được tự động gán cho các hàng mới. Trên thanh tác vụ, chọn Luồng quy trình đặt hàng. Đối với các hàng hoặc hàng mới chưa có quy trình liên kết với chúng, quy trình kinh doanh đầu tiên mà người dùng có quyền truy cập sẽ được sử dụng. 
• Enable Security Roles: Quyền truy cập của người dùng vào quy trình kinh doanh phụ thuộc vào các đặc quyền được xác định cho quy trình kinh doanh trong vai trò bảo mật được chỉ định cho người dùng. Theo mặc định, chỉ các vai trò bảo mật của Quản trị viên hệ thống và Người tùy chỉnh hệ thống mới có thể xem luồng quy trình nghiệp vụ mới. 

Bây giờ bạn đã thấy tận mắt quy trình và các tùy chọn để tạo luồng quy trình kinh doanh. Giờ đây, bạn có thể áp dụng những bài học này vào quy trình kinh doanh của riêng mình và tiếp tục tinh chỉnh quy trình của mình bằng cách thêm các điều kiện, chẳng hạn. Luồng quy trình kinh doanh (business process flow) cung cấp nhiều cấp độ tùy chỉnh để giúp tạo điều kiện làm việc với dữ liệu doanh nghiệp của bạn.