Sau khi bạn đã lấy được dữ liệu và tạo data model trong Power BI Desktop, bạn có thể bắt đầu tạo báo cáo của mình. Tuy nhiên, trên thực tế, chúng ta sẽ không kéo thả các biểu đồ vào trang báo cáo ngay lập tức, mà sẽ xây dựng bố cục trang báo cáo trước. Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ cho các bạn cách xây dựng nên một bố cục hoàn chỉnh làm tiền đề cho một báo cáo Power BI tốt.

Các điểm cần lưu ý để thiết kế báo cáo Power BI

Trước hết, bạn hãy thử quan sát trang báo cáo dưới đây và xem xem có điểm nào chưa tốt mà có thể cải thiện nhé!

Xây dựng bố cục theo yêu cầu

Bố cục trang của các reports bạn tạo trong Power BI Desktop có thể sẽ phụ thuộc vào các yêu cầu nghiệp vụ khác nhau, các dữ liệu cơ bản và các yêu cầu đầu ra. Ví dụ như nếu bạn đang thiết kế một dashboard, bạn sẽ cần trình bày thông tin trên một trang duy nhất. Nếu bạn đang thiết kế một report, bạn cần nhìn đa vào dataset theo nhiều góc độ, từ đó xây dựng các visual đại diện cho những insights khác nhau từ dataset đó. 

Bước đầu tiên trong việc thiết kế một bố cục báo cáo Power BI là bạn đọc cần chọn định dạng chính xác để sử dụng. Nếu trường hợp là người quản lý của bạn hoặc người dùng báo cáo sẽ đưa ra một số yêu cầu về định dạng cho bạn. Nếu không, bạn sẽ cần phải hình dung và phỏng đoán chính xác nhất loại định dạng mà họ muốn. 

Ví dụ: Nếu người dùng báo cáo của bạn có kiến thức nền tảng về kỹ thuật và đang tìm kiếm thông tin sâu từ báo cáo, bạn có thể sử dụng nhiều visuals phức tạp, cung cấp nội dung chi tiết nhất, cùng với các bộ lọc (slicer) tương tác. Ngược lại, nếu người dùng của bạn chỉ đang tìm kiếm insights nhanh về dữ liệu, bạn có thể sử dụng một số ít visuals cơ bản. 

Xem xét nhu cầu của end-user

Ngay cả khi đã có một số yêu cầu về bố cục, bạn đọc vẫn cần phải xem xét và hiểu rõ đối tượng sử dụng báo cáo của mình (end user). Mục tiêu là cung cấp cho người dùng thông tin họ cần, theo cách tối ưu nhất. Mặc dù bạn có thể đưa rất nhiều data cũng như các visuals theo ý muốn vào báo cáo, nhưng đến cuối cùng báo cáo đó không dành cho bạn, mà dành cho một đối tượng chuyên dụng cần đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên báo cáo bạn xây dựng. 

Một điều quan trọng nữa là cần phải xem xét các nhu cầu khác nhau mà end user có thể có. End user trong báo cáo của bạn có thể bị khiếm khuyết về thính giác, vận động, nhận thức hoặc thị giác. Để đáp ứng những nhu cầu khác nhau, bạn sẽ phải tạo một báo cáo để họ có thể tiếp cận được, có nghĩa là người dùng có thể dễ dàng điều hướng và hiểu thông tin qua bàn phím hoặc trình đọc màn hình. Bạn đọc có thể tìm hiểu thêm về thiết kế và thiết lập báo cáo trong phần sau. 

Lựa chọn visual

Ngoài ra, việc xem xét cẩn thận từng visual và yếu tố mà bạn định sử dụng trong báo cáo cũng vô cùng cần thiết. Vì mọi thứ được đặt vào báo cáo phải có mục đích và bạn nên xem xét từng yếu tố sẽ hiển thị như thế nào đối với người dùng báo cáo đó. Mặc dù bạn có thể muốn sử dụng nhiều loại visual khác nhau để đa dạng hoặc để thể hiện bộ kỹ năng của mình, nhưng đôi khi một hình ảnh đơn giản là tất cả những gì bạn cần thôi.

Có thể tổ chức của bạn sẽ có các nguyên tắc về kiểu dáng thống nhất cho các báo cáo Power BI, trong trường hợp đó, bạn sẽ phải tuân thủ bảng màu và phông chữ cụ thể. Bạn đọc nên lưu ý rằng càng sử dụng nhiều visual trong báo cáo của mình, thì chúng càng tác động nhiều hơn đến hiệu suất của báo cáo. Bạn sẽ xem kỹ các visual ở phần sau nhé. 

Các nguyên tắc để xây dựng bố cục báo cáo Power BI

Dưới đây là một số nguyên tắc chính mà bạn cần biết để thiết kế một bố cục báo cáo Power BI tốt: 

• Vẽ một bản phác thảo về bố cục báo cáo của bạn, để bạn có thể có được một bức tranh tổng quan về báo cáo, trước khi bạn dành nhiều thời gian để thiết kế nó. Bạn thậm chí có thể vẽ nhiều bản phác thảo với các ý tưởng khác nhau, sau đó thảo luận những ý tưởng này với nhóm của bạn để chọn ra thiết kế bố cục tốt nhất. 
• Tập trung vào những thông tin quan trọng nhất. Đánh dấu các phần chính của báo cáo bằng màu sắc hoặc biểu tượng để báo cáo nổi bật và người dùng bị thu hút bởi các chỉ số quan trọng nhất. 
• Chọn nền phù hợp cho ngữ cảnh báo cáo của bạn. Nền trắng làm cho báo cáo của bạn trông sạch sẽ và phù hợp với doanh nghiệp, nền đen giúp thu hút người dùng đến các điểm nổi bật đầy màu sắc trên báo cáo và một hình ảnh được sử dụng làm nền giúp báo cáo thêm phần sinh động. 

Bây giờ, dựa trên những hướng dẫn của mình ở trên, hãy tự thiết kế cho mình bố cục trang báo cáo Power BI mà bạn đang muốn xây dựng và so sánh nhé. Bạn có thể tham khảo ví dụ minh họa dưới đây:

Việc xây dựng bố cục báo cáo Power BI tốt chính là tiền đề để bạn xây dựng một báo cáo hoàn chỉnh gửi cho end-user. Chắc chắn rằng, nếu bạn xây dựng được một bố cục “đủ tốt” thì báo cáo của bạn sẽ truyền tải được đầy đủ nhất các thông điệp mà bạn muốn gửi đến người xem.

Tìm hiểu thêm các bài viết khác của mình về Power BI tại đây!